Opozorilo: Neuradno prečiščeno besedilo predpisa predstavlja zgolj
informativni delovni pripomoček, glede katerega organ ne jamči odškodninsko ali
kako drugače.
Neuradno prečiščeno besedilo
Pravilnika o dokumentaciji v osnovni šoli obsega:
-
Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli
(Uradni list RS, št. 61/12 z dne 10. 8. 2012),
-
Pravilnik o spremembi Pravilnika o
dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 51/13 z dne 14. 6.
2013),
-
Pravilnik o spremembah Pravilnika o
dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 44/21 z dne 26. 3.
2021).
PRAVILNIK
o dokumentaciji v osnovni šoli
(neuradno prečiščeno besedilo št. 2)
I. SPLOŠNE DOLOČBE
1. člen
(vsebina pravilnika)
Ta pravilnik določa dokumentacijo, ki se
vodi oziroma izdaja za program osnovne šole, za prilagojene izobraževalne
programe osnovne šole, za posebni program vzgoje in izobraževanja, za
izobraževalni program osnovne šole za odrasle, za vzgojne programe ter za
izvajanje vzgojno-izobraževalne dejavnosti v bolnišnici.
2. člen
(način vodenja dokumentacije)
(1) Zbirke osebnih podatkov, ki jih v
skladu z zakonom vodi osnovna šola, zavod za vzgojo in izobraževanje otrok in
mladostnikov s posebnimi potrebami in organizacija za izobraževanje odraslih (v
nadaljnjem besedilu: šola), se vodijo v predpisani dokumentaciji. Šola mora
voditi dokumentacijo tako, da je zagotovljeno varstvo osebnih podatkov v skladu
s predpisi.
(2) Dokumentacija se praviloma vodi v
elektronski obliki na način, da je omogočen tudi izpis na papir. Če šola vodi
dokumentacijo v elektronski obliki v enotni podatkovni bazi, si mora z ustrezno
programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje podatkov
glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.
3. člen
(dokumentacija v skladu z drugimi
predpisi)
(1) Osnovna šola poleg dokumentacije,
določene s tem pravilnikom, vodi tudi dokumentacijo v skladu z drugimi predpisi.
(2) Dokumentacija, ki je določena s
tem pravilnikom, se ne evidentira v skladu s predpisi, ki urejajo upravno
poslovanje. Dokumentacija se vodi in hrani v skladu s tem pravilnikom po
kronološkem redu nastanka, šolskih letih, programih, razredih in oddelkih ter
abecednem redu učencev.
II. VRSTE DOKUMENTACIJE
4. člen
(vrste dokumentacije)
(1) Šola vodi oziroma izdaja
naslednjo dokumentacijo:
1.
knjige in splošne dokumente,
2.
dokumentacijo o delu strokovnih organov,
3.
dokumentacijo o delu strokovnih delavcev,
4.
dokumentacijo o delu oddelkov/skupin (v
nadaljnjem besedilu: oddelkov),
5.
dokumentacijo o učencih,
6.
javne listine in potrdila,
7.
drugo dokumentacijo,
8.
dokumentacijo o vzgojno-izobraževalnem delu v
bolnišničnih oddelkih.
(2) Dokumenti, ki jih vsebuje
dokumentacija iz prejšnjega odstavka, so določeni v prilogi, ki je sestavni del
tega pravilnika in vsebuje:
-
naziv dokumenta,
-
vsebino dokumenta,
-
podatek ali se dokument vodi na predpisanem
obrazcu, ki ga določi minister, pristojen za izobraževanje (v nadaljnjem
besedilu: minister),
-
čas hranjenja dokumenta.
(3) Obrazci dokumentov, ki jih v
skladu s tem pravilnikom določi minister in jih izpolnjujejo učenci oziroma
njihovi starši, so objavljeni tudi na spletnih straneh ministrstva, pristojnega
za izobraževanje, in na državnem portalu e-uprava.
(4) Javne listine in potrdila, ki so
določeni s pravilnikom, ki ureja obrazce javnih listin v osnovni šoli, šola
izdaja na obrazcih, določenih z navedenim pravilnikom.
III. JAVNE LISTINE IN POTRDILA
5. člen
(vsebina javnih listin)
(1) Vsaka javna listina, ki jo izda
šola, mora vsebovati ime in sedež šole, evidenčno številko, kraj in datum
izdaje, ime in priimek podpisnika ter njegov podpis in pečat šole.
(2) Javno listino v imenu šole podpiše
uradna oseba, ki ima pooblastilo za zastopanje v pravnem prometu, vpisano v
sodni register, v skladu z zakonom in ustanovitvenim aktom šole (praviloma
ravnatelj oziroma direktor ali pomočnik ravnatelja ali druga pooblaščena
oseba), sopodpiše pa jo strokovni delavec oziroma druga pooblaščena oseba, če
je v obrazcu listine to predvideno.
6. člen
(potrdila)
(1) Šola najmanj tri mesece
pred začetkom pouka izda potrdilo o šolanju za otroke, ki so vpisani v 1.
razred, oziroma odločbo o odložitvi začetka šolanja.
(2) Na zahtevo učenca, organov državne
uprave ter nosilcev javnih pooblastil šola izda potrdilo o šolanju zaradi
uveljavljanja pravic v skladu z drugimi predpisi.
(3) Na zahtevo učenca, ki je izpolnil
osnovnošolsko obveznost, ni pa zaključil osnovne šole, šola izda potrdilo o izpolnjeni
osnovnošolski obveznosti učenca.
7. člen
(nadomestne javne listine)
(1) Šola javno listino izda v
izvirniku le enkrat.
(2) Na zahtevo posameznika šola izda
nadomestno javno listino.
(3) Šola izda naslednje nadomestne
javne listine: spričevalo o končanem razredu, zaključno spričevalo, obvestilo o
zaključnih ocenah ob koncu pouka v šolskem letu in potrdilo o izpolnjeni
osnovnošolski obveznosti.
(4) Šola izda nadomestne javne listine
iz prejšnjega odstavka na obrazcu izpis iz evidence.
(5) Izdajatelj nadomestne javne
listine navede ime šole oziroma pravnega naslednika, ki razpolaga z uradno
evidenco. Izpis iz evidence podpiše pooblaščena oseba izdajatelja in potrdi
pristnost listine s pečatom izdajatelja.
8. člen
(nadomestna kolesarska izkaznica)
Ne glede na določbe prejšnjega člena šola
izda na zahtevo učenca nadomestno kolesarsko izkaznico na obrazcu za kolesarsko
izkaznico, ki mora biti opremljen z navedbo, da je ta izkaznica nadomestna.
9. člen
(izdaja novega spričevala zaradi spremembe
ocen po ugovoru)
Učencu, ki mu je bila po ugovoru ocena
izboljšana, šola izda novo spričevalo, v katerem se navedejo ocene iz vseh
predmetov. V spričevalu se navede, ali je učenec uspešno končal razred oziroma
ali napreduje v naslednji razred.
10. člen
(izdaja spričevala po opravljanju
popravnih in predmetnih izpitov)
(1) Učencu, ki ima pravico
opravljati popravni oziroma predmetni izpit, šola ob koncu pouka izda obvestilo
o zaključnih ocenah ob koncu pouka v šolskem letu. Po opravljanju izpita v
rokih, ki jih določa šolski koledar, šola učencu izda spričevalo z ocenami iz
vseh predmetov in navedbo ali učenec napreduje v naslednji razred.
(2) Ne glede na določbe prejšnjega
odstavka učencu 9. razreda, ki ima pravico opravljati popravni izpit, šola
izda zaključno spričevalo z navedbo, ali je učenec uspešno končal razred, po
opravljenem popravnem izpitu v rokih, ki jih določa šolski koledar, oziroma
najkasneje do konca naslednjega šolskega leta. Šola lahko izda zaključno
spričevalo tudi prej, če to zahteva učenec.
11. člen
(potrdilo, izdano v upravnem postopku)
Če je spričevalo izgubljeno ali uničeno in
ni ohranjen arhiv šole, šola v skladu z zakonom o splošnem upravnem postopku
izda potrdilo, da je učenec obiskoval osnovno šolo.
IV. VODENJE DOKUMENTACIJE
12. člen
(sestavine dokumentov)
Vsi dokumenti, ki jih vodi oziroma izdaja
šola, morajo vsebovati ime in sedež šole, ime in priimek podpisnika ter njegov
podpis. Dokumentacija, ki sodi med knjige in splošne dokumente, ter vsi izhodni
dokumenti morajo vsebovati tudi pečat šole. Vsi dokumenti, ki jih izdaja šola,
morajo vsebovati tudi evidenčno številko in datum.
13. člen
(popravljanje podatkov v dokumentih)
Če se naknadno ugotovi, da so podatki v
dokumentu nepopolni, netočni ali neažurni, šola podatke ustrezno dopolni
oziroma popravi. Šola podatke popravi tako, da v dokumentu prečrta neustrezen
podatek, zapiše pravilen podatek in popravek opremi s pečatom, podpisom
odgovorne osebe in datumom popravka ter obrazložitev zapiše v opombe. Prečrtan
neustrezen podatek mora ostati viden.
14. člen
(posredovanje dokumentacije)
(1) Če se učenec prešola na drugo šolo,
pošlje šola matični list in osebni športnovzgojni karton šoli, na katero se
učenec prešola.
(2) Šola pošlje šoli, na katero se učenec
prešola, tudi osebno mapo učenca, ki potrebuje pomoč oziroma svetovanje, če mu
je bila nudena pomoč v skladu z zakonom, ki ureja obravnavo otrok s čustvenimi
in vedenjskimi težavami in motnjami v vzgoji in izobraževanju.
(3) Dokumentacija iz prvega in drugega
odstavka tega člena se drugi šoli posreduje na podlagi njenega pisnega
zaprosila.
15. člen
(izročitev osebnega športnovzgojnega
kartona)
Šola izroči učencu osebni športnovzgojni
karton ob zaključku njegovega osnovnošolskega izobraževanja.
16. člen
(arhivsko gradivo)
(1) Za dokumente, ki imajo s
tem pravilnikom čas hranjenja določen v letih, začne čas teči od
1. januarja naslednjega leta.
(2) Ne glede na roke hranjenja,
določene v prilogi, mora šola v rokih in po navodilih pristojnega arhiva
odbrati gradivo iz šolske dokumentacije, ki je arhivskega pomena.
(3) Dokumentacijo, ki jo šola trajno
hrani, in dokumentacijo, ki jo hrani kot arhivsko gradivo do izročitve
pristojnemu arhivu, mora šola arhivirati in varovati po predpisih o arhivskem
gradivu in varstvu osebnih podatkov.
(4) Šola lahko v soglasju z
ustanoviteljem zagotovi in organizira arhiviranje in hranjenje dokumentacije
zunaj svojih prostorov ali pa v skupnih prostorih za več šol na določenem
območju.
17. člen
(uničenje dokumentacije)
(1) Šola mora uničiti
dokumentacijo z osebnimi podatki po preteku predpisanega roka hranjenja, tako
da ni več mogoče ugotoviti njene vsebine.
(2) Za brisanje podatkov iz
elektronsko vodenih zbirk podatkov se uporabi metoda brisanja podatkov, ki
onemogoča delno ali celotno restavracijo brisanih podatkov.
(3) Dokumentacija v obliki izpisa na
papir se uniči na način, ki onemogoča branje uničenih podatkov. Fizično
uničenje dokumentacije se izvede komisijsko, o čemer se sestavi zapisnik o
načinu uničenja, času in kraju ter predmetu uničenja ter navzočih članih komisije,
ki je to izvedla.
(4) Šola na način, določen v tem
členu, uniči tudi neveljavno, neuporabno oziroma poškodovano dokumentacijo.
18. člen
(smiselna uporaba dokumentacije)
(1) Dokumentacija, ki jo določa
ta pravilnik, se v šolah in zavodih za vzgojo in izobraževanje otrok s
posebnimi potrebami ter za učence, ki se izobražujejo na domu, uporablja
smiselno.
(2) Določbe tega pravilnika o matični
knjigi in dnevniku se uporabljajo za vzgojni program v zavodih za vzgojo in
izobraževanje otrok s posebnimi potrebami, v ostalih zavodih za vzgojo in
izobraževanje otrok s posebnimi potrebami pa je njihova uporaba smiselna.
(3) Določbe tega pravilnika se
smiselno uporabljajo v zasebnih šolah, ki so vpisane v razvid izvajalcev
javnoveljavnih programov osnovnošolskega izobraževanja pri ministrstvu,
pristojnem za izobraževanje.
19. člen
(uporaba dokumentacije v programu osnovne
šole za odrasle)
Izvajalci programa osnovne šole za odrasle
matično knjigo, matični list in javne listine vodijo oziroma izdajajo v skladu
s tem pravilnikom. Ostala dokumentacija, ki jo določa ta pravilnik, se za
osnovnošolsko izobraževanje odraslih uporablja smiselno. Obrazce lahko določijo
šole same v skladu z določbami tega pravilnika.
20. člen
(uporaba obrazcev)
Obrazce, ki jih predpiše minister, lahko
uporabljajo samo vzgojno-izobraževalni zavodi, ki so na ministrstvu, pristojnem
za izobraževanje, vpisani v razvid izvajalcev javnoveljavnih programov
osnovnošolskega izobraževanja.
Priloga:
Dokumentacija v osnovnih šolah
Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli
(Uradni list RS, št. 61/12) vsebuje naslednjo prehodno in
končno določbo:
»V. PREHODNA IN KONČNA DOLOČBA
21. člen
(prenehanje
veljavnosti predpisa)
Z dnem začetka uporabe tega pravilnika
preneha veljati Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS,
št. 59/08).
22. člen
(uveljavitev
pravilnika)
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po
objavi v Uradnem listu Republike Slovenije, uporabljati pa se začne
1. septembra 2012.«.
Pravilnik o spremembi Pravilnika o
dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 51/13) vsebuje naslednji končni določbi:
»2. člen
Nova priloga se začne uporabljati 1.
septembra 2013, razen točke 5.5. priloge, ki se začne uporabljati z dnem
uveljavitve tega pravilnika.
Do začetka uporabe nove priloge se uporablja
dosedanja priloga.
3. člen
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po
objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.«.
Pravilnik o spremembah Pravilnika o
dokumentaciji v osnovni šoli (Uradni list RS, št. 44/21)
vsebuje naslednjo končno določbo:
»KONČNA DOLOČBA
3. člen
(začetek veljavnosti)
Ta pravilnik začne veljati naslednji dan po
objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.«.