Na podlagi prvega odstavka 21. člena zakona o Vladi Republike
Slovenije (Uradni list RS, št. 4/93, 71/94, 23/96, 47/97 in 23/99) in uredbe o
ratifikaciji okvirnega sporazuma med Vlado Republike Slovenije in Komisijo Evropskih
skupnosti o uresničevanju ukrepov o finančnem, tehničnem in drugih oblikah
sodelovanja (Uradni list RS, št. 56/93) izdaja Vlada Republike Slovenije
UREDBO
o akreditacijskih pogojih za delovanje Agencije Republike
Slovenije za kmetijske trge in razvoj podeželja
1. člen
S to uredbo se določajo pogoji za izdajo akreditacije
Agencije Republike Slovenije za kmetijske trge in razvoj podeželja (v
nadaljnjem besedilu: agencija) in pristojnosti in delovanje agencije pri
izvajanju Posebnega pristopnega programa za kmetijstvo in razvoj podeželja . SAPARD
(v nadaljnjem besedilu: program SAPARD).
2. člen
Za podelitev akreditacije agenciji na predlog Ministrstva za
kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano, ob soglasju organa, pristojnega za nadzor
proračuna pri Ministrstvu za finance, je pristojen nacionalni sklad pri
Ministrstvu za finance (v nadaljnjem besedilu: nacionalni sklad).
Nacionalni sklad spremlja in nadzoruje izvajanje akreditacije.
Nacionalni sklad akreditacijo odvzame, če agencija ne izpolnjuje
več akreditacijskih pogojev. O tem nacionalni sklad nemudoma obvesti Komisijo
Evropskih skupnosti.
3. člen
V postopku izdaje akreditacije nacionalni sklad opravi pregled
usposobljenosti agencije za izpolnjevanje akreditacijskih pogojev. Pregled se
opravi v skladu z mednarodnimi revizijskimi standardi in zajema upravne, plačilne,
nadzorne in računovodske postopke in strukture, zlasti postopke agencije, ki so
predpisani za izbiro projektov, izvedbo javnih razpisov in sklepanje pogodb, ki
morajo biti v skladu s predpisi, ki urejajo javna naročila, pogoji iz programa
SAPARD in z letnim finančnim sporazumom.
Nacionalni sklad lahko prenese nalogo iz prejšnjega odstavka
na drugo institucijo.
4. člen
Nacionalni sklad lahko izda agenciji pogojno akreditacijo za
določen čas, če agencija izpolnjuje pogoje obveznosti zagotavljanja pisnih
postopkov, nezdružljivost nalog odobritve obveznosti in izplačil sredstev iz
programa SAPARD, nalog izvrševanja izplačil ter nalog računovodstva obveznosti in
izplačil. Agencija mora izpolnjevati tudi pogoja varnosti računalniškega sistema
in notranje revizije v agenciji.
Če do preteka veljavnosti pogojne akreditacije agencija ne
izpolni vseh pogojev za akreditacijo, ki so določeni s to uredbo, jo nacionalni
sklad agenciji odvzame.
5. člen
Agencija opravlja naloge izvajanja programa SAPARD, zlasti:
-
pripravlja javne razpise za projekte,
-
preverja vloge za odobritev projektov glede skladnosti predlaganih
projektov z določili programa SAPARD in javnega razpisa,
-
opravi izbiro projektov,
-
določa pogodbene obveznosti med agencijo in upravičencem do sredstev iz
programa SAPARD ter mu izda dovoljenje za začetek dela,
-
izvaja nadzor na kraju samem pred in po odobritvi projekta ter spremlja
dela za zagotovitev izvedbe projekta,
-
poroča nacionalnemu skladu o izvajanju projektov in ukrepov na podlagi standardnih
kazalcev.
Agencija opravlja naloge izvrševanja izplačil iz sredstev programa
SAPARD, zlasti:
-
preverja zahtevek za izplačilo sredstev,
-
z izvajanjem pregledov na kraju samem ugotavlja upravičenost do izplačila
sredstev in namenske uporabe sredstev,
-
določi višino zneska sredstev, ki so odobrena upravičencu,
-
izda odredbo Ministrstvu za finance . Sektorju javnega računovodstva za
izplačilo sredstev upravičencu,
-
računovodsko evidentira obveznosti in izplačila sredstev ter dolgove
agenciji v posebno računovodsko evidenco.
6. člen
Pri opravljanju nalog iz 5. člena te uredbe agencija opravlja
nadzorstvo nad dejstvi, ki so bila navedena v vlogi. Ta nadzor obsega tudi
naknadne preglede količine in kakovosti dobavljenega blaga ali opravljenih
storitev, analizo ali kontrolo vzorcev, kot tudi preglede pred in po izplačilih
sredstev iz programa SAPARD. Agencija lahko ob nadzoru zahteva ekonomsko finančne
ocene ter izvedenska mnenja kmetijske, tehnične ali znanstvene narave.
7. člen
Agencija mora vzpostaviti ustrezen sistem poročanja o izvajanju
nalog iz 5. člena te uredbe.
Sistem poročanja agencije mora zagotoviti preglednost zakonitosti
in skladnosti opravljenega dela agencije z akreditacijskimi kriteriji in
predpisanimi postopki dela agencije. Sistem poročanja mora vsebovati tudi evidenco
o neizvršenih in nepravočasno izvršenih nalogah agencije.
Poročila morajo biti dostopna nacionalnemu skladu, ministrstvu,
pristojnemu za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano, Ministrstvo za finance ter
pooblaščenim organom Evropske skupnosti.
8. člen
Na predlog direktorja agencije izda minister, pristojen za
kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano notranji akt agencije, s katerim se
zagotavlja dosledna nezdružljivost nalog odobritve obveznosti in izplačil
sredstev iz programa SAPARD, nalog izvrševanja izplačil sredstev ter nalog računovodstva
obveznosti in izplačil sredstev.
V aktu agencije mora biti določeno, da posamično nalogo iz
prejšnjega odstavka opravlja delavec s posebnimi pooblastili, ki ni pristojen
za opravljanje več kot ene naloge iz prejšnjega odstavka. V pooblastilu, ki ga
delavcu izda direktor agencije, mora biti določena tudi finančna omejitev njegovega
pooblastila.
V skladu z aktom iz prvega odstavka direktor agencije določi:
-
postopek sprejema, evidentiranja in obdelave vlog ter zahtevkov za
izplačilo sredstev iz programa SAPARD,
-
postopek, ki zagotavlja, da je delo vsakega delavca hkrati tudi kontrola
njegovega predhodnika. Evidenco nadzora dela vodijo nadrejeni delavci,
-
postopek preverjanj, ki določa sezname preverjanj in jih mora izvesti
delavec s posebnimi pooblastili, ki mora v spis zadeve vložiti svojo izjavo, da
so bila preverjanja opravljena. Izjava je lahko v obliki elektronskega zapisa.
Postopek preverjanja mora vsebovati pravila za preprečevanje in odkrivanje goljufij
in nepravilnosti v postopkih dela,
-
postopek odobravanja obveznosti in plačil, in sicer določitev višine
zneska, ki se izplača upravičencu ali dobavitelju v skladu s pravili iz finančnega
sporazuma, zlasti s pravili, ki se nanašajo na izpolnjevanje pogojev vlog za
odobritev in zahtevkov za plačilo, skladnosti s prevzetimi obveznostmi v zvezi
s postopki za odobravanje projektov, pripravo javnih razpisov in sklepanjem
pogodb ter s preverjanjem opravljenega dela ali storitev,
-
postopek, ki mora zagotoviti, da se izplačila sredstev iz programa
SAPARD izplačajo le upravičencu ali njegovemu pooblaščencu,
-
postopek, ki zagotavlja, da se vsa izplačila, za katera prenosi niso
bili izvršeni, ponovno knjižijo v dobro evro računa programa SAPARD,
-
postopek zaščite podatkovnih baz, elektronskih podpisov in preverjanj
neskladnih in nenavadnih podatkov,
-
postopek, ki mora zagotoviti, da se vsaka sprememba v uporabljenih
stopnjah sredstev ali predpisanih pogojih za odobritev sredstev evidentira ter,
da se navodila, podatkovne baze in sezname preverjanj pravočasno in sproti
dopolnjuje,
-
metodologijo poročila o nadzoru,
-
izobraževanje in periodično razporejanje delavcev na občutljivih
delovnih mestih ali povečan nadzor nad temi delovnimi mesti.
Postopki iz prejšnjega odstavka morajo zagotoviti, da se
obravnavajo le tiste vloge in zahtevki za izplačila ki so v skladu s
predpisanimi kriteriji.
Vloga in zahtevek se odobrita, ko se izvede zadostno preverjanje,
da se preveri skladnost s pravili finančnega sporazuma in vsebino programa SAPARD.
Ta preverjanja obsegajo preverjanja ki zahtevajo pravila za vsak posamezen ukrep
v okviru katerega se zahtevajo sredstva in pravila za preprečevanje in odkrivanje
prevar in nepravilnosti pri čemer se posebej upošteva tveganje. Vloge in
zahtevke se preverja tako, da se ugotovi izpolnjevanje pogojev, upravičenost,
popolnost dokumentov, pravilno spremljajoče dokumentacije, datum prejema itd.
9. člen
Agencija lahko del naloge ali celotno nalogo izvajanja ali izplačevanja
sredstev ali drugih nalog iz programa SAPARD prenese na drugo institucijo,
razen nalog izdaje odredbe za izvrševanje izplačil sredstev in računovodskega
evidentiranja obveznosti in izplačil sredstev.
Naloge iz prejšnjega odstavka se prenesejo na podlagi akta,
ki ga sprejmeta direktor agencije in odgovorna oseba institucije.
V aktu iz prejšnjega odstavka se jasno določijo obveznosti in
odgovornosti institucije, zlasti postopki, ki zagotavljajo izpolnjevanje
prenesenih nalog. Institucije morajo razpolagati z učinkovitimi sistemi, ki
zagotavljajo izpolnjevanje odgovornosti institucije na predpisan način, o čemer
mora institucija dati posebno izjavo. Akt mora zagotoviti pooblaščeni dostop do
podatkov ki jih hranijo institucije, in sicer uslužbencem Komisije Evropskih
skupnosti in Računskemu sodišču, vključno z revizijo odobrenih projektov in
revizijo pri prejemnikih sredstev iz programa SAPARD.
10. člen
Institucija, ki opravlja prenesene naloge iz prvega odstavka 9.
člena te uredbe, mora agencijo redno in pravočasno obveščati o rezultatih
izvedenih kontrol, zlasti pred odobritvijo projektov ali pred izplačili
sredstev iz programa SAPARD.
Izvedeno kontrolo se podrobno navede v poročilu iz prejšnjega
odstavka, zlasti se navede fizična in upravna preverjanja, uporabljeno metodo
preverjanj in rezultate vseh revizij ali sprejetih ukrepov v zvezi z
morebitnimi nepravilnostmi ali odstopanji od predpisanih postopkov. Poročilu se
priloži tudi potrdilo o izpolnjevanju pogojev iz vlog ter skladnost dela
institucije s predpisanimi postopki.
11. člen
Če je v sporazumu iz drugega odstavka 9. člena te uredbe
določeno, da institucija, ki opravlja prenesene naloge, hrani dokumentacijo o
odobrenih projektih in izplačilih sredstev iz programa SAPARD, morajo biti v
sporazumu določeni tudi postopki, ki omogočajo nemoten vpogled v dokumentacijo
na sedežu agencije, in sicer: pooblaščenim delavcem agencije, delavcem notranje
revizijske službe agencije, pooblaščenim delavcem nacionalnega sklada, pooblaščenim
delavcem Ministrstva za finance ter uslužbencem Komisije Evropskih skupnosti.
12. člen
Notranja revizijska služba mora zagotoviti sistem notranjega,
neodvisnega revizijskega nadzora v agenciji. Vodja notranje revizijske službe
je za delo službe neposredno odgovoren direktorju agencije.
Notranja revizijska služba preverja, če je izvajanje
postopkov, ki jih predpiše direktor agencije, skladno s programom SAPARD in
finančnim sporazumom, ki ga skleneta Komisija Evropskih skupnosti in Republika
Slovenija. Preverjanja so lahko omejena na izbrane ukrepe in na vzorce transakcij,
če so v načrtu za revizijo v obdobju, ki ne presega tri leta, zajete vse
pomembne naloge, vključno z nalogami, ki jih izvajajo pravne osebe, ki
opravljajo prenesene naloge.
Delo službe za notranjo revizijo se opravlja v skladu z mednarodnimi
revizijskimi standardi. Služba lahko daje direktorju agencije priporočila za
odpravo ugotovljenih nepravilnosti. Direktor agencije določi postopke
sprejemanja revizijskih načrtov in postopke poročanja notranje revizijske službe.
Revizijski načrti in poročila iz prejšnjega odstavka morajo biti
na vpogled pooblaščenim delavcem nacionalnega sklada in uslužbencem Komisije
Evropskih skupnosti, ki so pooblaščeni za opravljanje finančnih revizij.
13. člen
Agencija mora objaviti javni razpis za dodelitev sredstev iz
programa SAPARD, ki mora biti v skladu s predpisi, ki urejajo javna naročila,
ter s pogoji, ki jih določata program SAPARD in finančni sporazum iz drugega
odstavka 12. člena te uredbe.
Razpis mora določiti tudi obrazce za vloge na razpis, kot
tudi natančna navodila za izpolnjevanje obrazcev.
Vsa preverjanja v vlogi na razpis se opravijo v skladu z listo
preverjanj, ki jo za naloge iz 5. člena te uredbe določi akt agencije.
Direktor agencije določi roke za obdelavo vlog upravičencev
za izplačilo sredstev, ki ne smejo biti daljši kot tri mesece.
14. člen
Za javna naročila storitev, gradbenih del in blaga se uporabljajo
predpisi, ki urejajo javna naročila, javne finance ter pogoji, ki jih določi
Evropska skupnost.
15. člen
Izplačila sredstev iz programa SAPARD se opravijo v tolarjih
in se knjižijo v breme evro računa SAPARD. Plačilni nalogi za izplačilo
sredstev upravičencem morajo biti izdani v treh dneh po tej obremenitvi ter
temeljijo na obračunu izdatkov upravičenca za izbrani projekt.
Nacionalni sklad potrjuje letne obračune agencije ter evro
računa SAPARD.
Nacionalni sklad pripravlja letno poročilo o primernosti poslovodnih
in nadzornih sistemov agencije za zagotavljanje skladnosti izplačil sredstev iz
programa SAPARD s pravili finančnega sporazuma in akreditacijskimi pogoji.
Agencija vzpostavi knjigo dolžnikov, v katero se vnesejo zapadle
garancije, povrnjena izplačila itd.
16. člen
Agencija mora zagotoviti pregled nad strukturo virov financiranja
po posameznih projektih.
Agencija vodi knjigovodsko evidenco vseh izplačil, ki mora
vsebovati podatke o nacionalni valuti in ustrezen znesek v evrih.
17. člen
Če agencija ugotovi, da je bilo izplačilo sredstev iz programa
SAPARD nepravilno ali neupravičeno izvršeno, mora takoj zahtevati vračilo
sredstev v proračun Republike Slovenije.
Agencija zagotovi sredstva za vračilo sredstev iz prejšnjega
odstavka, zamudne obresti in upravne kazni, in sicer v okviru finančnega načrta
prihodkov in odhodkov. Za vračilo sredstev se ne sme uporabiti sredstev
programa SAPARD, sredstev domače soudeležbe in tudi ne drugih namenskih sredstev.
Če sredstva agencije ne zadostujejo za vračilo sredstev iz
prejšnjega odstavka, manjkajoča sredstva zagotovi Ministrstvo za kmetijstvo,
gozdarstvo in prehrano.
18. člen
Agencija mora hraniti dokumentacijo še pet let po dnevu izplačila
sredstev upravičencu.
19. člen
Z dnem uveljavitve te uredbe preneha veljati uredba o akreditacijskih
pogojih za agencijo za kmetijske trge in razvoj podeželja (Uradni list RS, št.
107/99).
20. člen
Ta uredba začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu
Republike Slovenije.
Št. 439-01/99-3
Ljubljana, dne 24. avgusta 2000.
Vlada Republike Slovenije
dr. Andrej Bajuk l. r.
Predsednik