Za izvedbo uredbe o ratifikaciji okvirnega sporazuma med
Vlado Republike Slovenije in Komisijo Evropskih skupnosti o uresničevanju
ukrepov o finančnem, tehničnem in drugih oblikah sodelovanja Vlada Republike
Slovenije sprejme
UREDBO
o splošnih akreditacijskih pogojih plačilnih Agencij
Republike Slovenije za uporabo finančnih sredstev Evropske unije
1. člen
S to uredbo se določijo splošni akreditacijski pogoji za
uporabo finančnih sredstev Evropske unije, ki jih uporabljajo plačilne agencije
Republike Slovenije (v nadaljevanju: agencija) z namenom, da se zagotovi
organiziran in pregleden sistem uporabe finančnih sredstev EU.
Ta uredba ne določa akreditacijskih pogojev za Agencijo
Republike Slovenije za kmetijske trge in razvoj podeželja.
2. člen
Akreditacijo iz 1. člena te uredbe agenciji podeljuje Vlada
Republike Slovenije na predlog resornega ministrstva po predhodnem soglasju
Organa za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance.
Podeljena akreditacija je pogoj za začetek uporabe finančnih
sredstev Evropske unije.
Podrobnejše pogoje za akreditacijo agencij za posamezno
področje lahko predpiše resorni minister.
3. člen
Agencija mora za sistem upravljanja s finančnimi sredstvi
Evropske unije zagotavljati:
-
natančna postopkovna pravila za upravljanje s sredstvi,
-
da pred vsako odobritvijo plačil preveri upravičenost zahtevkov in
skladnost s pravili Evropske unije,
-
da pravilno in v celoti zavede v predpisanih postopkih izvedena plačila,
-
da potrebne dokumente predloži v času in obliki, ki jih predpisujejo pravila
Evropske unije in predpisi v Republiki Sloveniji,
-
uvedbo načela delitve nalog odredbodajalca, notranjega revizorja in
računovodje,
-
da zaposli ustrezno usposobljene kadre z računovodskim znanjem, znanjem
poznavanja struktur Evropske unije in tujih jezikov,
-
stalno usposabljanje strokovnega kadra.
4. člen
Za učinkovito delovanje mora agencija izpolnjevati pogoje za:
-
vzpostavitev učinkovitih sistemov notranjega finančnega nadzora,
-
delovanje računovodske funkcije in
-
uporabo vseh predpisov, ki so pogoj za uporabo finančnih sredstev EU.
Agencija s posebnim pooblastilom opredeli pristojnosti in
odgovornosti odredbodajalca, notranjega revizorja in računovodje. Te osebe so
delavci s posebnimi pooblastili in so materialno odgovorne za izvajanje nalog v
skladu s predpisi.
5. člen
Agencija za svoje delovanje v splošnem aktu pisno določi
postopke za:
-
sprejem, evidentiranje in obdelavo zahtevkov upravičencev,
-
izvajanje nalog vsakega delavca s posebnimi pooblastili, ki ni pristojen
za več kot eno delovno nalogo,
-
zagotavljanje, da je delo vsakega delavca hkrati tudi kontrola njegovega
predhodnika,
-
podroben seznam preverjanj, ki jih mora izvesti delavec s posebnimi
pooblastili in v spremljajoče dokumente zahtevka vključiti potrdilo, da so bila
preverjanja izvedena,
-
ustrezno hrambo podatkov in lokacijo vseh dokumentov, ki mora biti točno
določena,
-
ustrezno računalniško obdelavo zahtevkov,
-
preveritev dejstev, ki so podlaga za plačila upravičencem in jih
izvajajo tehnične službe.
Del nalog ali celotna naloga agencije se lahko prenese na
druge institucije pod naslednjimi pogoji:
-
da so pristojnosti in odgovornosti drugih institucij jasno opredeljene,
-
da institucije razpolagajo z učinkovitimi sistemi, ki zagotavljajo
izpolnjevanje odgovornosti na predpisan način kot ga predpiše resorni minister,
-
da institucije agenciji izrecno potrdijo način izpolnjevanja prevzetih
odgovornosti,
-
da se agencijo redno in pravočasno obvešča o izvedenih nalogah,
-
da spremljajoča dokumentacija predložena agenciji zadostuje za zagotovitev,
da so bila opravljena vsa zahtevana predhodna preverjanja o izpolnjevanju
pogojev odobrenih zahtevkov.
Naloge odredbodajalca ni mogoče prenesti na druge osebe izven
agencije.
6. člen
Sredstva za vračilo finančnih sredstev Evropske unije v
primeru ugotovljenega nepravilnega ali neupravičenega izplačila, zamudne
obresti in upravne kazni zagotovi agencija v okviru svojega finančnega načrta,
pri čemer za vračilo ne sme uporabiti finančnih sredstev Evropske unije,
sredstev domače udeležbe in tudi ne drugih namenskih sredstev.
Kolikor sredstva agencije iz prejšnjega odstavka ne zadoščajo
za vračilo finančnih sredstev Evropske unije, manjkajoča sredstva zagotovi
resorno ministrstvo.
7. člen
Če agencija naknadno ugotovi, da je bilo izplačilo finančnih
sredstev Evropske unije upravičencem nepravilno ali neupravičeno izvršeno, mora
takoj zahtevati vračilo sredstev v proračun.
Če se pri proračunskem nadzoru ugotovi, da so bila finančna
sredstva Evropske unije uporabljena v nasprotju z zakonom ali proračunom,
proračunski inšpektor v skladu z določili zakona o javnih financah izreče
ukrep, s katerim se zahteva vračilo sredstev.
8. člen
Vsa dokumentacija, ki se nanaša na finančna sredstva Evropske
unije mora biti vedno dostopna:
-
notranji reviziji agencije,
-
certifikacijskemu organu, ki je Organ za nadzor proračuna pri
Ministrstvu za finance,
-
Računskemu sodišču,
-
pooblaščenim osebam Evropske unije.
9. člen
Predplačila se izkazujejo v obračunskih evidencah s katerimi
se zagotovi da:
-
jamstva dajejo samo finančne ustanove pooblaščene s strani ustreznih
organov,
-
se predplačila izvršijo v določenih časovnih rokih in da se predplačila
z zamudo pri izvrševanju opredelijo in takoj zahtevajo jamstvo,
-
se pri izplačevanju predplačil upoštevajo enaki postopki nadziranja s
strani pooblaščenih delavcev kot veljajo pri plačilih.
10. člen
Notranja revizija agencije preverja da:
-
so postopki, ki jih predpiše agencija ustrezni zahtevam Evropske unije
in skladni s predpisi Republike Slovenije,
-
so obračunske evidence popolne in pravočasne,
-
so preverjanja ali nadzori usmerjeni na izbrana področja in na primerno
izbrane vzorce transakcij za obdobje, ki ne presega pet let,
-
so metode za vodenje programa, določbe za spremljanje in preverjanje
izvrševanja programa, sistemi za preprečevanje in preverjanje nepravilnosti in
postopki za povračilo nepravilnih ali neupravičeno plačanih zneskov skladni z
zahtevami Evropske unije in predpisi Republike Slovenije.
Notranja revizija se izvaja skladno z mednarodnimi
revizijskimi standardi. Revizijski načrti in poročila morajo biti vedno
dostopni certifikacijskemu organu, ki je Organ za nadzor proračuna pri
Ministrstvu za finance in pooblaščenim osebam Evropske unije z mandatom za opravljanje
finančnih revizij in z osnovnim namenom ocene učinkovitosti delovanja notranje
revizije.
11. člen
Agencija zagotovi redno poročanje resornemu ministrstvu,
Ministrstvu za finance, Vladi Republike Slovenije in Evropski uniji.
Z obračunskimi postopki agencija zagotovi, da so občasna in
letna poročila popolna in pravočasna.
12. člen
Kadar agencija ne izpolnjuje vseh navedenih pogojev za
akreditacijo, ki jih določa ta uredba in ne izvede ustreznih prilagoditev v
določenem roku, lahko Vlada Republike Slovenije akreditacijo odvzame, oziroma
določi drugo agencijo, ki nadaljuje z njenim delom.
Glede na naravo manjkajočega pogoja lahko Vlada Republike
Slovenije dodeli pogojno akreditacijo.
Predlog za odvzem akreditacije poda Organ za nadzor proračuna
pri Ministrstvu za finance ali resorno ministrstvo.
Predlog za pogojno akreditacijo poda resorno ministrstvo po
predhodnem soglasju Organa za nadzor proračuna pri Ministrstvu za finance.
13. člen
Ta uredba začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem
listu Republike Slovenije, uporablja pa se od 1. januarja 2000.
Št. 439-00/99-1
Ljubljana, dne 16. decembra 1999.
Vlada Republike Slovenije
Marjan Podobnik l. r.
Podpredsednik